Llevar una buena gestión de documentos de la empresa -sea del tamaño que sea- es fundamental para todos los departamentos, especialmente en departamentos comerciales, donde los documentos son la herramienta clave de venta.

La gestión documental abarca en realidad muchos procesos. No sólo se trata de guardar y consultar información, sino de poder compartirla, modificarla o, en última instancia, también descartar o eliminar documentación que ya no tiene validez.

Sin embargo, no todas las empresas le dan a la gestión documental la importancia que se merece, algo que puede provocar importantes pérdidas de tiempo, productividad y amenazar la protección de la empresa.

Actualmente está en pleno auge un nuevo reto que está ayudando a las empresas a agilizar procesos, reducir gastos y a proteger los documentos: el de la movilidad. Tanto los equipos comerciales como la mayoría de departamentos de cualquier empresa usan tablets y smartphones para realizar su trabajo y eso exige un buen sistema de gestión de documentos que englobe toda la información de la empresa en un único espacio accesible desde cualquier punto del mundo.

Esta movilidad se ha visto claramente beneficiada por la facilidad de almacenar y gestionar documentos desde la ‘nube’ a través de plataformas que todos conocemos e incluso usamos  también a nivel doméstico (Dropbox, Google Drive, Box, iCloud, etc.). La mayoría de empresas apuestan por estos sistemas de gestión documental en Cloud para tener un control total de su documentación en cualquier lugar a cualquier momento (tanto para editarla como para consultarla), además de olvidarse de posibles problemas técnicos. Pero hay que adoptar el sistema correcto.

¿Tenemos claro por qué elegir una u otra plataforma de gestión documental?

Las principales diferencias en estos sistemas de gestión documental en la nube radican en el espacio de alojamiento ofrecido (factor que es rápidamente ampliable con diferentes tarifas), en la posibilidad de trabajar varias personas con un mismo documento, en las versiones offline de nuestra documentación y en las formas de compartir documentos.

Aparte de estos factores claramente diferenciales, no nos podemos olvidar tampoco del nivel de seguridad de la gestión documental de nuestra empresa, algo que no solo pasa por el hecho de que terceros no puedan acceder a nuestra documentación, sino por detalles tan importantes como la capacidad de poder recuperar una versión anterior de un documento (porque a todos nos ha pasado guardar un documento sin querer tras borrar una información que era de vital importancia). Precisamente por eso es tan importante que toda la empresa tenga un sistema de gestión documental común.

Frente a este escenario, puede abrirse una importante brecha de seguridad cuando los equipos comerciales, incómodos o poco habituados con la manera de organizar los documentos de la empresa, optan por organizar sus propios sistemas de gestión documental intradepartamentales (por ejemplo, una cuenta Dropbox compartida), al margen (y a menudo sin avisar) del departamento de IT, el encargado de velar por la seguridad de la documentación de la empresa. Este problema, conocido como Shadow IT, es más frecuente de lo que parece y supone un enorme riesgo de seguridad para las compañías.

Es por ello que, antes de elegir una plataforma, hay que tener bien claro que se trate de un completo sistema de gestión de documentos que nos dé un control total sobre nuestros contenidos y no se trate de un simple sistema de almacenamiento con opciones de compartición de documentos.

Existen diferentes soluciones de control de documentación para comerciales, como por ejemplo urCollection la app que permite controlar la distribución de los documentos de la empresa y protegerlos de posibles destrucciones aportando seguridad a los contenidos confidenciales del negocio.

También existen empresas tecnológicas especializadas en el sector comercial como app2U que ayuda a otras empresas aconsejándolas a escoger la mejor solución móvil para su negocio, desarrollando apps a medida para diferentes necesidades y apoyándolas tecnológicamente en todo momento.