Portar una bona gestió de documents de l’empresa -sigui de la mida que sigui- és fonamental per a tots els departaments, especialment els departaments comercials, on els documents són l’eina clau de venda.

La gestió documental abasta en realitat molts processos. No només es tracta de guardar i consultar informació, sinó de poder compartir-la, modificar-la o, en última instància, també descartar o eliminar la documentació que ja no té validesa.

No obstant això, no totes les empreses li donen a la gestió documental la importància que es mereix, cosa que pot provocar importants pèrdues de temps, productivitat i amenaçar la protecció de l’empresa.

Actualment està en plena expansió un nou repte que està ajudant a les empreses a agilitzar processos, reduir despeses i a protegir els documents: el de la mobilitat. Tant els equips comercials com la majoria de departaments de qualsevol empresa fan servir tablets i smartphones per realitzar la seva feina i això exigeix un bon sistema de gestió de documents que englobi tota la informació de l’empresa en un únic espai accessible des de qualsevol lloc del món.

Aquesta mobilitat s’ha vist clarament beneficiada per la facilitat d’emmagatzemar i gestionar documents des del ‘núvol’ a través de plataformes que tots coneixem i fins i tot fem servir també a nivell domèstic (Dropbox, Google Drive, Box, iCloud, etc.). La majoria d’empreses aposten per aquests sistemes de gestió documental en el Cloud per tenir un control total de la documentació des de qualsevol lloc i en qualsevol moment (tant per editar-la com per consultar-la), a més d’oblidar-se de possibles problemes tècnics. Però cal adoptar el sistema correcte.

Tenim clar per què triar una plataforma o una altra?

Les principals diferències en aquests sistemes de gestió documental en el núvol radiquen en l’espai d’allotjament que s’ofereix (factor que és ràpidament ampliable amb diferents tarifes), en la possibilitat de treballar diverses persones amb un mateix document, en les versions offline de la documentació i en les maneres de compartir documents.

A part d’aquests factors clarament diferencials, no ens podem oblidar tampoc del nivell de seguretat de la gestió documental de la nostra empresa, cosa que no només passa pel fet que tercers no puguin accedir a la nostra documentació, sinó per detalls tan importants com la capacitat de poder recuperar una versió anterior d’un document (perquè a tots ens ha passat desar un document sense voler després d’esborrar una informació que era de vital importància). Precisament per això és tan important que tota l’empresa tingui un sistema de gestió documental comú.

Davant d’aquest escenari, pot obrir-se una important escletxa de seguretat quan els equips comercials, incòmodes o poc habituats amb la manera d’organitzar els documents de l’empresa, opten per organitzar els seus propis sistemes de gestió documental interdepartamentals (per exemple, un compte Dropbox compartit), al marge (i sovint sense avisar) del departament d’IT, l’encarregat de vetllar per la seguretat de la documentació de l’empresa. Aquest problema, conegut com a Shadow IT, és més freqüent del que sembla i suposa un enorme risc de seguretat per a les companyies.

És per això que, abans de triar una plataforma, cal tenir ben clar que es tracti d’un sistema de gestió de documents complet que ens doni un control total sobre els nostres continguts i no es tracti d’un simple sistema d’emmagatzematge amb opcions de compartició de documents.

Existeixen diferents solucions de control de documentació per a comercials, com ara urCollection l’app que permet controlar la distribució dels documents de l’empresa i protegir-los de possibles destruccions aportant seguretat als continguts confidencials del negoci.

També hi ha empreses tecnològiques especialitzades en el sector comercial com app2U que ajuda a altres empreses aconsellant a escollir la millor solució mòbil per al seu negoci, desenvolupant apps a mida per a diferents necessitats i recolzant-les tecnològicament en tot moment.